Numeri, regolamenti e policy

Il servizio di posta elettronica rilascia un indirizzo di posta istituzionale a dipendenti e collaboratori (nome.cognome@unimore.it), studenti e dottorandi (numerotessera@studenti.unimore.it).

I numeri del servizio

indirizzi @unimore.it 1.800
indirizzi @studenti.unimore.it 42.000
msg spediti da @unimore.it al mese 800.000
accessi distinti di studenti al mese 13.000
accessi distinti di dipendenti al giorno 2.000
messaggi bloccati dall'antispam @unimore.it al giorno 15.000
virus bloccati dall'antivirus @unimore.it al giorno 300
liste di distribuzione 260
liste di discussione 290

Regolamenti

Il servizio è disciplinato dai seguenti regolamenti:

Doveri dei titolari

  • prendere visione dei regolamenti vigenti e delle policy
  • ricordare che la mailbox è strettamente personale e la responsabilità di un suo eventuale utilizzo improprio ricade sul titolare della mailbox stessa
  • seguire le regole per scrivere una mail in modo che il messaggio e gli eventuali allegati siano accessibile da tutti
  • rispettare le seguenti misure minime di sicurezza:
    • mantenere riservata la password di posta elettronica, non cederla ad alcuno, non memorizzarla nel client di posta e cambiarla periodicamente
    • non aprire o copiare un file allegato senza averlo verificato con l’antivirus
    • non lasciare il PC contenente un client di posta elettronica senza avere attivato un salvaschermo dotato di password (da cambiare con frequenza)
    • cancellare i messaggi spostati nel cestino almeno una volta alla settimana
    • non aprire mai per nessuna ragione allegati inviati da indirizzi sconosciuti
  • osservare le norme d'uso delle liste

Alcune regole per scrivere una mail

  • rispettare le linee guida di comportamento indicate nella Netiquette
  • utilizzare il formato testo semplice come standard per l’invio delle email: molti programmi di posta permettono di inviare le email anche in formato HTML, un formato che trasmette facilmente virus ed altri programmini pericolosi e che e’ preferibile evitare
  • poiche’ alla Rete sono connessi computer che usano diversi sistemi operativi, lingue, tastiere, tabelle codici ecc. se si vuole quindi essere sicuri che l’email giunga al destinatario con le parole correttamente accentate, non usare caratteri accentati quali: à, è, ì, ù, ò, bensi’ l’apostrofo (‘) come ad es. citta’ e non città.
  • limitare l’uso degli allegati solo ai casi in cui esso sia realmente necessario
  • prestare attenzione al formato del documento che si invia: il destinatario deve sempre essere in grado di leggerlo quindi non allegare alle mail dei files in formato proprietario (esempio: di Word, Excel, PowerPoint o immagini di Photoshop): il destinatario potrebbe non avere installato l’applicazione necessaria per aprire il file o quella determinata versione della applicazione
  • utilizzare dei formati standard e aperti per inviare allegati. Un formato aperto è una specifica pubblica per la descrizione e l’archiviazione di dati digitali, solitamente gestita da un ente di standardizzazione non proprietario, e libera da restrizioni legali nell’uso. Un formato aperto deve poter essere implementato senza distinzioni da software proprietario, open source o libero, ciascuno con le proprie modalità di licenza
    • Documenti di testo: Il formato supportato da tutti i programmi e’ il .RTF (Rich Text Format) che permette di mantenere maiuscole, corsivi, fonts, diverse grandezze dei caratteri ed altri effetti
    • Fogli di calcolo e tabelle: Il formato standard e’ il .CSV che tutti i programmi di gestione dei fogli di calcolo possono sia aprire che salvare.
    • Presentazioni: Il formato standard e’ il .PDF (Portable Document Format) che crea file compatti e leggeri che possono essere aperti da tutti utilizzando Acrobat Reader, scaricabile gratuitamente dal sito Adobe.
    • Immagini: Il formato standard e’ il .JPG che puo’ essere compresso riducendo le dimensioni senza eccessiva perdita di qualita’.
    • Audio: Il formato comunemente accettato come standard e’ da considerarsi il .MP3, i formati aperti sono FLAC e OGG Vorbis.

Policy di attivazione/disattivazione di un indirizzo

Attivazione indirizzi

  • le mailbox per i dipendenti vengono attivate dopo l’inserimento in CSA e la scelta della username istituzionale.
  • le mailbox studente/dottorando sono attivate dopo l’inserimento in Esse3 da parte delle Segreterie Studenti.
  • le mailbox per collaboratori esterni vengono attivate dopo identificazione, scelta della username e richiesta di attivazione.

Procedura per ottenere le credenziali UniMoRe.

Disattivazione mailbox

  • la maibox può essere sospesa prima del termine su ordine degli organi di vertice
  • in caso di abuso delle credenziali di accesso alla mailbox, ad esempio invio delle credenziali in chiaro tramite risposta via email ad un phishing o consegna delle proprie credenziali ad un terzo, le credenziali verranno immediatamente revocate per un periodo di almeno 3 giorni e comunque per tutto il tempo necessario ai system administrator per le verifiche necessarie e la risoluzione dei problemi causati al servizio (in particolare inserimento nelle blacklist mondiali e impossibilità di raggiungere domini esterni)

Cessazione indirizzi – scadenza delle mailbox

  • l’accesso alla mailbox dipendente viene disattivato dopo 6 mesi dalla cessazione del rapporto di lavoro, il contenuto della mailbox viene cancellato dopo 2 mesi dalla disattivazione
  • l’accesso alla mailbox studente viene disattivato dopo 36 mesi dalla laurea/diploma/specializzazione (disposizione del Direttore Amministrativo del 14/11/2008). Gli studenti che hanno cessato la carriera perdono immediatamente il diritto ad usufruire della casella di posta. Il contenuto della mailbox viene cancellato dopo 2 mesi dalla disattivazione.
  • l’accesso alla mailbox collaboratore esterno viene disattivato di norma dopo 6 mesi dalla data di scadenza della collaborazione indicata durante l’identificazione. Alcuni tipi di incarico prevedono la disattivazione il giorno dopo la scadenza dell’incarico, l’utente è tenuto a verificare la policy al momento dell’identificazione. Il contenuto della mailbox viene cancellato dopo 2 mesi dalla disattivazione.
  • una mailbox aggiuntiva (assegnata per congressi, seminari, etc) viene eliminata solo su richiesta scritta del titolare della mailbox stessa

Liste

Storia del servizio

L’utilizzo della posta elettronica in Ateneo è cominciato nel 1983 con l’acquisto del primo calcolatore DIGITAL Vax collegato alla rete mondiale DecNET. Il servizio veniva fornito dal CICAIA ai propri utenti e sotto la gestione dell’Ing. Fontana negli anni 1983-1985 gli utenti della posta elettronica salirono a circa 100.

Dal 1985 al 1990 la gestione della rete DecNET e della posta elettronica erano affidate al Sig. Prampolini e in quegli anni si arrivò fino a 250 utenti.
A partire dal 1990 l’evoluzione tecnologica e degli standard portò ad affiancare alla rete DecNET la rete Internet; le persone impegnate nella implementazione dei nuovi protocolli furono l’Ing. Gentili e la Dott.ssa Mantovani. La situazione storica portava alla sperimentazione delle reti multiprotocollo, pertanto anche la posta elettronica correva sui due binari paralleli DecNET e Internet e la maggior parte degli utenti imparò ad utilizzare indifferentemente entrambe le soluzioni. Internet comunque nel 1994 era già completamente affermata e si capiva che non avrebbe lasciato spazio ad altre tecnologie. La posta elettronica fornita dal CICAIA ai propri utenti arrivo’ in quegli anni a oltre 500 caselle e le persone che la gestivano furono negli anni il Sig. Prampolini, l’Ing. Gentili, la Dott.ssa Mantovani, la Dott.ssa Murari, la Dott.ssa Virgili, la Dott.ssa Cantaroni. Il server di posta era realizzato con sendmail prima su un HP 720 poi su un HP C110.

Dal 1998 il servizio di posta elettronica da servizio del CICAIA ai propri utenti, utilizzato quindi principalmente per scopi scientifici e di ricerca, passò ad essere un servizio dell’Ateneo a tutto il personale docente e tecnico-amministrativo (rettorale n. 9486 del 29-04-1998).

A seguito di un progetto di Ateneo (“E-mail studenti: assegnazione di una mailbox a tutti gli studenti dell’ateneo” – Novembre 2000) l’utilizzo della posta elettronica venne esteso anche a tutti gli studenti per favorire le comunicazioni studente-docente. Il servizio era seguito dalla dott. Cantaroni e dalla dott. Murari. Il server di posta era realizzato con un sistema proprietario Execmail (poi diventato Messaging Direct) su una Silicon Graphics Origin 200, 2 processori, sistema di dischi esterni in RAID, SGI Total Performance 9100 Storage System con capacità complessiva di 200Gb.

Oltre al servizio di posta, la Silicon gestiva un Directory service x500 che ha consentito la realizzazione della prima rubrica di Ateneo accessibile via web.

Nel 2001 è stato installato il primo client webmail e il sistema majordom per la gestione delle liste di distribuzione/discussione.

Nell’agosto 2002 è stato separato il servizio SMTP di spedizione e attivato un server antivirus centralizzato realizzato con software OpenSource (Sistema operativo Linux RedHat 7.3, sendmail, amavis).

Dall’inizio del 2003 il sistema è stato seguito dalla dott. Cantaroni che si è avvalsa nel 2003 dell’aiuto di un contrattista.
A Dicembre 2003 è stato installato il primo sistema antispam centralizzato realizzato con software OpenSource (Sistema Operativo Linux RedHat 7.3, sendmail, amavis, spamassassin e spammilter).

Nel 2004 è stata aggiunta alla Silicon Graphics Origin 200 una seconda “torre” collegata alla precedente con cray-link, portando a 4 i processori.

Da Marzo 2005 il progetto di Ateneo “Upgrade dell’infrastruttura del sistema di posta elettronica dell’Università di Modena e Reggio Emilia”, approvato dal CdA nella seduta del 22 dicembre 2004 ha portato all’aggiornamento di tutti i servizi.

In Giugno 2009 è stato attivato un dominio di posta separato per gli studenti, @studenti.unimore.it.

Il 1 Ottobre 2009 è stato attivato il servizio studenti@UniMoRe basato su Google Apps Education, ambiente integrato posta-documenti-calendari-chat dedicato a studenti e dottorandi.

Nel gennaio 2011 è il servizio posta in arrivo è stato spostato su un cluster formato da due nodi ed è stata pienamente realizzata l’integrazione del servizio di posta (autenticazione, gestione mailbox e indirizzi) con il servizio LDAP di Ateneo.

A luglio 2013 è stato effettuato un aggiornamento del cluster della posta in arrivo che è attualmente composto da 3 nodi, in parte fisici in parte virtuali.

Il servizio è gestito dal Gruppo Posta Elettronica che fa capo al SI-RS.

CICAIA

Il CICAIA, Centro Interdipartimentale di Calcolo Automatico ed Informatica Applicata, sorto nel 1980 con sede in Via Campi 213/B e disattivato nel Dicembre 2003, è stato sostituito da Gennaio 2004 dalla DSIT (Direzione Sistemi Informativi e Tecnologie) e dal 21 marzo 2006 dal CeSIA (Centro Servizi Informatici di Ateneo). Da Novembre 2008 il settore dei Servizi Informatici di Ateneo è articolato in tre strutture diverse, Si-RS, SI-A e Calcolo Scientifico.